SHARED KNOWLEDGE IS FUTUREPROOF KNOWLEDGE
Millionen Babyboomer gehen bald in Rente, Digital Natives rücken nach, KI bekommt immer mehr Einfluss: Wie schaffen es Unternehmen bei diesen Entwicklungen, ihr Wissen zu dokumentieren, gezielt weiterzugegeben und bestmöglich zu nutzen? VIVID sprach mit einer BWLProfessorin, einem Familienunternehmen im Nachfolgeprozess und einem Startup mit KI-basierter Knowledge- Software.
Christian Groß ist Geschäftsführer des Düsseldorfer Startups RheinInsights, einer Knowledge-Management Software.
Das Wissen, das sich in einem Unternehmen – teils über Jahrzehnte – angesammelt hat, ist enorm. Häufig ist es allerdings schwer zugänglich, liegt beispielsweise in zehntausenden Dateien auf File-Servern, in Wikis oder anderen Systemen. Das Potenzial einer der wichtigsten Unternehmensressourcen wird dadurch nicht ausgeschöpft, und das in Zeiten des Fachkräftemangels! „KI kann sehr gut dabei unterstützen, Wissen systematisch für Mitarbeitende aufzubereiten. Studien zeigen, dass KI Effizienzgewinne von mehr als zehn Prozent ermöglichen kann“, weiß Christian Groß, Gesch.ftsführer des Düsseldorfer Startups RheinInsights. Mithilfe der Software erhalten Kunden eine Art „Google und ChatGPT für ihr eigenes Unternehmenswissen“. Mitarbeitende können interne Dokumente gemäß ihrer Zugriffsberechtigungen durchsuchen, Fragen stellen und passende Antworten bekommen. Die Software wird grundsätzlich beim Kunden selbst installiert, sodass Daten die jeweilige Firma nicht verlassen. „Neben dokumentiertem Wissen gibt es aber auch implizites Erfahrungswissen, das in den Köpfen der Beschäftigten steckt – insbesondere bei langjährigen Mitarbeitenden. Dieses Wissen zu dokumentieren, ist gerade mit Blick auf den Ruhestand vieler Beschäftigter eine wichtige kulturelle und organisatorische Aufgabe“, sagt Christian Groß.
Nicole Richter ist Professorin für Allgemeine BWL, Unternehmensführung, -organisation und Personalmanagement an der Hochschule Düsseldorf.
Professionelles Wissensmanagement fängt bereits beim Onboarding an. „Dabei lässt sich zwischen fachlichem, sozialem und kulturellem Onboarding unterscheiden“, sagt Nicole Richter, Professorin für Allgemeine BWL, Unternehmensführung, -organisation und Personalmanagement an der Hochschule Düsseldorf. „Fachliches Wissen kann beispielsweise gut über E-Learning-Programme oder KI vermittelt werden. Für die soziale Integration sind dagegen Buddy- und Mentoring-Programme sowie Tandems besonders wichtig. Und die kulturelle Integration dauert häufig sechs bis zwölf Monate oder länger und lässt sich digital nur begrenzt umsetzen.“ Große Chancen für KI und digitale Tools sieht sie vor allem beim Erfassen und Visualisieren von Prozessen und beim Aufbau von Wissensdatenbanken. Beim schwerer zu vermittelnden Erfahrungswissen bleibt ihrer Meinung nach der persönliche Austausch jedoch entscheidend.
Julia Eich ist Mit-Geschäftsführerin der Holding von SCHMEES cast, einer Edelstahl-Gießerei mit Sitzen in Langenfeld und Pirna.
Nicholas Schmees lernt das Familienunternehmen gerade kennen, indem er zunächst als Praktikant alle Abteilungen durchläuft.
Ähnlich sehen das auch Julia Eich und ihr jüngerer Bruder Nicholas Schmees. Die beiden sind in diesem Jahr bei SCHMEES cast, der Edelstahl-Gießerei ihres Vaters, mit eingestiegen – Julia Eich als Mit-Gesch.ftsführerin der Holding und Nicholas Schmees zunächst als Praktikant, der alle Abteilungen kennenlernt. Das Unternehmen mit Standorten in Langenfeld und Pirna beschäftigt rund 300 Menschen, mehr als die Hälfte davon ist über 50 Jahre alt und oft schon Jahrzehnte im Unternehmen. „Ein erfahrener Mitarbeiter aus der Produktion beispielsweise kann anhand eines individuell anzufertigenden Bauteils entscheiden, wie die Gießtechnik genau aufgebaut werden soll. Solches Wissen lässt sich kaum in Anweisungen übersetzen. Deshalb setzen wir hier vor allem auf „Learning by Doing“.“ In der Produktion werden gezielt erfahrene Mitarbeitende eingesetzt, die ihr Wissen gut und gerne vermitteln – jeder Auszubildende hat einen festen Ansprechpartner. Für standardisiertes Wissen gibt es ein internes Wiki, das Arbeitsanweisungen, Prüfverfahren, Sicherheitsvorgaben und Maschineninformationen genau dokumentiert. Hinzu kommt ein über Jahrzehnte gewachsener digitaler Werkstoffkatalog mit knapp 300 Stahl- und Edelstahllegierungen. Mit Blick in die Zukunft soll für die einzelnen Berufsausbildungen noch klarer definiert werden, welches Wissen fokussiert weitergegeben wird. Auch das interne Wiki soll weiterentwickelt und eventuell mit KI-Funktionen verknüpft werden. „Digitale Tools und KI sind sinnvolle Ergänzungen. Vertrauen und der direkte Austausch zwischen den Generationen bleiben aber entscheidend, damit Erfahrungswissen überhaupt weitergegeben wird“, sagt Julia Eich.
„Digitale Tools und KI sind sinnvolle Ergänzungen. Vertrauen und der direkte Austausch zwischen den Generationen bleiben aber entscheidend, damit Erfahrungswissen überhaupt weitergegeben wird.“
DEMAND FOR AI SKILLS IS RISING
Wie groß das Interesse ist, zeigt die Entwicklung im IHK-Forum der IHK Düsseldorf. Anfang 2024 startete das Weiterbildungszentrum mit dem Zertifikatslehrgang „KI-Manager“. Inzwischen umfasst das Angebot 20 unterschiedliche KI-Kurse. 2026 finden 53 Kurse statt – 56 Prozent mehr als 2025. Insgesamt nehmen in diesem Jahr 332 Personen teil. 187 davon sind Frauen, das entspricht 56 Prozent. Der nächste KI-Manager/in (IHK) Zertifikatslehrgang findet vom 30. November bis zum 10. Dezember 2026 sowohl live als auch online statt.
In puncto Wissensmanagement häufig vernachlässigt wird das Offboarding. „Dabei ist das Ausscheiden von Mitarbeitenden ein wichtiger Teil der Employee Experience und wirtschaftlich durchaus wertschöpfend“, sagt Professor Richter, die im Herbst 2026 zusammen mit Co-Autorinnen ein Buch zu diesem Thema veröffentlicht hat. „Gerade wenn Babyboomer das Unternehmen verlassen, droht Erfahrungswissen, das oft implizit in Routinen, Kundenbeziehungen und persönlichen Vorgehensweisen steckt, verloren zu gehen. Deshalb sollte Wissensweitergabe nicht erst kurz vor dem Ruhestand beginnen.“ Formate wie Tandems aus älteren und jüngeren Mitarbeitenden oder regelmäßige Learning- Meetings könnten hier zum Beispiel gegensteuern. Entscheidend ist dabei eine wertschätzende Unternehmenskultur, denn: „Fühlen sich Mitarbeitende nicht anerkannt, können sie Wissen bewusst zurückhalten oder sogar manipulieren. Außerdem beeinflusst die Art des Abschieds die Arbeitgeberattraktivität“, so Richter. Denn gerade angesichts des Fachkräftemangels wird „Boomerang-Rehiring“ wichtiger: Wer das Unternehmen positiv verlässt, kommt auch lieber wieder zurück – und hat neues Wissen und mehr Erfahrung im Gepäck.
Text: Tom Corrinth
Pictures: Rimante Groß, Picture People Foto Studio, Nicholas Schmees,
